Разработать инструкцию с правилами приема и вскрытия почты в организвции

Работа с входящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. Организация документооборота в создаваемой компании Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу.

Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству и порядку работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России. Организовать изучение Инструкции, утвержденной настоящим приказом и обеспечить ведение делопроизводства и работы с обращениями граждан в подразделениях Министерства в соответствии с установленными требованиями, усилить контроль за своевременным и качественным рассмотрением поступающих на исполнение документов и обращений граждан. Принять меры по рациональному размещению в служебных помещениях рабочих мест сотрудников секретариатов канцелярий , обеспечить их средствами связи, компьютерной и оргтехникой. Аппарату Министра Калатанову Ю. Настоящий приказ считать вступившим в действие с 1 июня 1999 года. Считать утратившим силу приказ МВД России от 14 января 1993 г. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителей Министра по направлениям служебной деятельности курируемых подразделений.

Инструкция по ведению делопроизводства

Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству и порядку работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России. Организовать изучение Инструкции, утвержденной настоящим приказом и обеспечить ведение делопроизводства и работы с обращениями граждан в подразделениях Министерства в соответствии с установленными требованиями, усилить контроль за своевременным и качественным рассмотрением поступающих на исполнение документов и обращений граждан.

Принять меры по рациональному размещению в служебных помещениях рабочих мест сотрудников секретариатов канцелярий , обеспечить их средствами связи, компьютерной и оргтехникой.

Аппарату Министра Калатанову Ю. Настоящий приказ считать вступившим в действие с 1 июня 1999 года. Считать утратившим силу приказ МВД России от 14 января 1993 г. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителей Министра по направлениям служебной деятельности курируемых подразделений. Министр генерал-полковник С. Общие положения 1. Настоящая Инструкция устанавливает систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления, порядок рассмотрения обращений граждан в центральном аппарате и подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России в процессе осуществления своих задач и функций, определенных собственными положениями о них.

Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также положениями Государственной системы документационного обеспечения управления2 и Государственными стандартами Российской Федерации4.

Организация и совершенствование системы делопроизводства и работы с обращениями граждан на основе единой технической политики и применения современной вычислительной, копировально-множительной и иной организационной техники, методическое руководство секретариатами канцеляриями 3 , контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Министерства осуществляются Аппаратом Министра внутренних дел Российской Федерации. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, работы с обращениями граждан, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников, военнослужащих, госслужащих и работников1 , осуществляющих делопроизводство, в подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.

В подразделениях Министерства непосредственно отвечают за организацию и состояние делопроизводства и работы с обращениями граждан начальники секретариатов.

Положение о секретариате, должностные инструкции его работников разрабатываются на основе настоящей Инструкции, положения о подразделении Министерства и утверждаются его руководителем. Работники подразделений Министерства несут персональную ответственность за соблюдение установленного порядка организации делопроизводства и сохранность документов, а также за неразглашение содержащейся в них информации.

При обнаружении утраты служебных документов работник должен немедленно доложить об этом происшествии руководителю подразделения Министерства, который обязан об утрате документа проинформировать Аппарат Министра и принять исчерпывающие меры к его поиску.

Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями работника, постоянно работающего с соответствующими материалами.

Работники подразделений Министерства не вправе использовать в своих выступлениях в средствах массовой информации, а также в открытой научной и преподавательской деятельности закрытую информацию, ставшую им известной в связи с их служебной деятельностью, если на это не дано специальное разрешение руководства Министерства.

Передача документов, их копий из подразделений Министерства работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя подразделения Министерства, а документов, зарегистрированных в Аппарате Министра - начальника Аппарата Министра.

О передаче документов делаются соответствующие отметки в электронных карточках документов и на подлинниках документов если передаются их копии с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа. Передача документов и их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 10 настоящей Инструкции через Управление информации МВД России. Международный обмен информацией об уголовных преступлениях осуществляется по каналам Международной организации уголовной полиции Интерпол в порядке установленном настоящей Инструкцией и с учетом положений Свода правил Международной организации уголовной полиции Интерпол, а также рекомендаций Генеральной Ассамблеи Интерпол1.

N 85-ФЗ "Об участии в международном информационном обмене" Собрание законодательства Российской Федерации от 8 июля 1996г. N28, ст. N 1190 "О утверждении Положения о Национальном центральном бюро Интерпола" Собрание законодательства Российской Федерации от 21 октября 1996г. N43, ст. Секретное и несекретное делопроизводство в подразделениях Министерства ведется совместно.

Основные виды документов 14. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями: документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам; в документе не должно быть помарок и исправлений; документ должен быть оформлен в соответствии с существующими ГОСТами и требованиями настоящей Инструкции; содержание документа должно быть строго последовательным, изложение точным выражения исключают двойное толкование , кратким.

В деятельности подразделений Министерства используются следующие основные виды документов: федеральные конституционные законы, федеральные законы, кодексы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Совета Федераций и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральные целевые программы, международные договоры Российской Федерации и иные договоренности с зарубежными партнерами, нормативные правовые акты МВД России, протоколы, акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, сводки, письма, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы.

Наименование вида документа, составленного или изданного подразделением Министерства, регламентируется положением о подразделении Министерства и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации1 , Положением о Министерстве внутренних дел Российской Федерации.

Виды документов подразделений Министерства определяются Табелем документов, утвержденным руководителем подразделения Министерства глава VIII настоящей Инструкции. В письме наименование вида документа не указывается. Реквизиты документов 16. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов: оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность их обработки с помощью средств вычислительной техники; качество документов как исторических источников информации.

Документы оформляются на бланках или стандартных листах бумаги форматов А4 210х297 мм , А5 148х210 мм ; допускается использование бумаги форматов А3 297х420 мм и А6 105х148 мм. Документы, изготавливаемые с использованием печатающих устройств ПЭВМ, печатаются в текстовом редакторе, шрифтом размером N 13, 14, 15 через 1-2 интервала. Для выделения части текста документа за исключением официальных писем , заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный уменьшенный интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.

Документ, оформляемый на бланке, должен соответствовать стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа. Для изготовления бланков документов используются следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, а также отметки для расположения реквизитов 07, 08, 09, 10, 12, 15, 16, 17.

Возможно использование реквизита 17 при применении трафаретных текстов документов. При оформлении документов могут быть использованы реквизиты: 07, 08, 09, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26.

Требования к оформлению основных реквизитов документов 18. В соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации1 Государственный герб помещается на бланках документов только Министерства внутренних дел Российской Федерации, а не его структурных подразделений.

N49, ст. Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

N 1333 Собрание законодательства Российской Федерации от 23 ноября 1998г. N 47, ст. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Наименование подразделения Министерства, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении уставе, учредительных документах о нем. Сокращенное наименование подразделения Министерства приводится в тех случаях, когда оно закреплено в положении уставе, учредительных документах подразделения Министерства.

Сокращенное наименование в скобках помещается ниже полного. Над наименованием подразделения Министерства указывается сокращенное - МВД России либо полное наименование - Министерство внутренних дел Российской Федерации. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в положении о подразделении Министерства уставе подразделения.

Наименование на иностранном языке располагается ниже наименования на русском языке. Наименование структурного подразделения, филиала, территориального отделения, представительства подразделения Министерства указывается в том случае, если оно является автором документа и располагается ниже наименования подразделения Министерства. Справочные данные о подразделении Министерства включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению руководителя подразделения номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания принятия решения , для акта - дата составления. Если авторами документа являются несколько подразделений Министерства, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Например: дату 5 января 1998 г. При подготовке нормативных правовых актов и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты без кавычек , например, 1 марта 1998 г. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению подразделения индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другие.

Регистрационный номер документа, составленный совместно двумя и более подразделениями Министерства, состоит из регистрационных номеров документа каждого подразделения, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Ссылка на регистрационный номер и дату документа обязательна и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование подразделения Министерства" и "Справочные данные о подразделении Министерства".

Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Гриф ограничения доступа к документу особой важности, совершенно секретно, секретно , пометка для служебного пользования проставляются без кавычек на первом листе документа.

Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации, нормативными правовыми актами МВД России например - лично, литер "М","МВ". В качестве адресата могут быть подразделения Министерства или физические лица. Сокращенное наименование Министерства и полное наименование подразделения Министерства указывается в именительном падеже, например: МВД России или МВД России Управление внутренних дел Главное управление Смоленской области уголовного розыска При адресовании документа конкретному должностному лицу, указывается в дательном падеже, наименование должности лица, сокращенное наименование подразделения Министерства, специальное воинское звание, фамилия и инициалы, например: Начальнику УВД или Начальнику ГУУР МВД Смоленской области России генерал-майору милиции генерал-майору милиции Сидорову В.

Иванову К. В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи1. N 1239 Собрание законодательства Российской Федерации от 6 октября 1997г. N40, ст. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа. Если письмо адресуется организации, не входящей в систему МВД России, указывается его наименование, а затем, как правило, почтовый адрес, например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела 101000, Москва, Центр, Милютинский пер.

Липки, ул. Садовая, д. Документ утверждается должностным лицом должностными лицами или специально издаваемым документом.

Сидоров 27. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например: Ильину Ф. Филинову К. Прошу подготовить проект ответа в УВД Рязанской области к 17. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: о чем о ком?

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Текст документа составляется на русском языке в соответствии с законодательством Российской Федерации. Тексты документов оформляются в виде логически связанного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй заключительной - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; докладные записки - оценку фактов, выводы.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других подразделений Министерства или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование подразделения - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как работать с Партионной Почтой России Инструкция

К основным услугам относятся: прием, пересылка и вручение Почтовые правила (с которых являются предприятия, организации и учреждения, пересылке по почте В случае отказа от вскрытия почтовое отправление не принимается. инструкцией о порядке приема, обработки и пересылки посылок со. В филиалах Организации делопроизводство ведется самостоятельно с При разработке Инструкции использовались действующие нормативные предусматривают составление документов по определенным правилам, При приеме корреспонденции необходимо проверять правильность ее доставки.

Календарь связиста День российской почты — профессиональный праздник работников почтовой связи, отмечаемый в России ежегодно во второе воскресенье июля. У истоков почтовой cвязи Ещё в каменном веке люди научились передавать информацию своим соплеменникам дымом костров или ударами в сигнальный барабан. Позже появляются первые "почтальоны" - гонцы, которые передавали устные сообщения. Эти гонцы должны были заучить "письмо" со слов отправителя, а затем пересказать его наизусть адресату. Интересно, что память об этом до сих пор сохранилась в нашем языке. Мы гораздо чаще говорим "в письме сказано", чем "в письме написано". Позже с гонцами или со случайными людьми, чаще всего с много путешествующими купцами, стали передавать письменные сообщения. Год 885-й На Руси первое упоминание о гонцах, специально посланных с известиями, встречается в "Повести временных лет". Относится этот факт к 885 году, который и принято считать началом истории отечественной почты: "… В год 6393 885. Повоз — особая повинность населения, проживающего вдоль дорог и рек, предоставлять безвозмездно лошадей, корм, повозки или лодки с гребцами по первому требованию княжеских гонцов. Это право давали гонцам отличительные знаки — красные щиты — своеобразные подорожные грамоты того времени. Есть в древних летописях сведения и о том, что направляемые через княжеских гонцов письменные сообщения соответствующим образом оформлялись. Грамоты с содержанием важных распоряжений великих князей скатывались в трубочку, зашивались в холщовый чехол и опечатывались восковой печатью. Вез эту упаковку гонец в специальном мешочке, спрятав за пазуху, или же в дорожной сумке-калите, прикрепленной к поясу.

Обеспечение сохранности документов в архиве организации Обеспечение сохранности документов в архиве организации Автор: Попова Е.

Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования. Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства — общий отдел, канцелярия, управление делами и др.

Регистрация входящих документов

В филиалах Организации делопроизводство ведется самостоятельно с соблюдением требований настоящей Инструкции. При разработке Инструкции использовались действующие нормативные акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры списка дел, создание архивов в организациях для обеспечения сохранности наиболее ценных документов, существующая практика, а также внутренние документы Организации. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных компьютерных технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Организации, должны отвечать требованиям Инструкции. Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляется секретарем или сотрудником, назначенным начальником соответствующего структурного подразделения. Использование в средствах массовой информации, публичных выступлениях и т. Прием документов. Вся поступающая в Организацию корреспонденция принимается и регистрируется в Канцелярии. При приеме корреспонденции необходимо проверять правильность ее доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

Общие положения 1. Настоящие Правила регулируют взаимоотношения пользователей услугами почтовой связи и операторов почтовой связи общего пользования при заключении и исполнении договора об оказании услуг почтовой связи, а также устанавливают права и обязанности указанных операторов и пользователей. Операторы почтовой связи оказывают пользователям услуги почтовой связи на договорной основе. Обмен международными почтовыми отправлениями осуществляется в объектах федеральной почтовой связи, осуществляющих обработку поступающих от иностранных почтовых администраций международных почтовых отправлений, принятых в Российской Федерации и их отправку по назначению, а также пересылаемых открытым транзитом далее - места международного почтового обмена. У входа в объект почтовой связи помещается вывеска с указанием наименования оператора почтовой связи, наименования и режима работы объекта, его почтового индекса. Внутри объекта почтовой связи, в котором оказываются универсальные услуги почтовой связи, дополнительно размещается почтовый ящик для сбора письменной корреспонденции и указывается информация: а о нормативах частоты сбора письменной корреспонденции из почтовых ящиков, ее обмена, перевозки и доставки; б о контрольных сроках пересылки письменной корреспонденции; в о порядке оказания универсальных услуг почтовой связи. На почтовых ящиках указываются наименование оператора почтовой связи, присвоенный почтовому ящику номер, дни недели и время, в которые осуществляется выемка письменной корреспонденции. Почтовые отправления и почтовые переводы подразделяются на внутренние принимаемые для пересылки в пределах территории Российской Федерации и международные принимаемые для пересылки за пределы Российской Федерации, поступающие на ее территорию из других государств либо следующие транзитом через территорию Российской Федерации.

К записи 204 комментария Яна 17 02 2016 Здравствуйте, у меня снова вопрос о распечатке и хранении всех входящих и исходящих документов Организации.

.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как это устроено. Почта
Похожие публикации