Личное дело сотрудника требования к его оформлению 2020

Личное дело: содержание, опись, образец 8 октября 2019 Средний балл: 0 из 5 Темы: Документальное оформление Личное дело работника в РК: формирование, состав, документы, оформление В любой организации бывают случаи, когда нужно быстро найти сведения о работнике, срочно внести изменения в его персональные данные. Для этого нужно сформировать личное дело сотрудника. Поделимся, как это сделать. Личное дело — это совокупность документов персонального учета, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Как закрывается личное дело? Что такое личное дело сотрудника? В соответствии с установленными нормами, личное дело состоит из собранных документов сотрудника, которые в своем составе содержат все исчерпывающие сведения о нем, а также из обложки, которая может иметь на себе номер, указание личных данных сотрудника. Непременно скажем о том, что в различных компаниях устанавливаются свои локальные требования, имеющие отношение к вопросу оформления дела. Например, могут использоваться не бумажные папки, а уже пластиковые, может быть организовано дополнительно хранение информации в электронном формате и пр. Соответственно, сразу же нужно сказать о том, что личное дело может оформляться в рамках требований, установленных непосредственно внутри компании.

Как формируются личные дела сотрудников?

Как закрывается личное дело? Что такое личное дело сотрудника? В соответствии с установленными нормами, личное дело состоит из собранных документов сотрудника, которые в своем составе содержат все исчерпывающие сведения о нем, а также из обложки, которая может иметь на себе номер, указание личных данных сотрудника. Непременно скажем о том, что в различных компаниях устанавливаются свои локальные требования, имеющие отношение к вопросу оформления дела. Например, могут использоваться не бумажные папки, а уже пластиковые, может быть организовано дополнительно хранение информации в электронном формате и пр.

Соответственно, сразу же нужно сказать о том, что личное дело может оформляться в рамках требований, установленных непосредственно внутри компании. Личное дело - это пакет данных и документов, которые касаются четко определенного работника, а также его деятельности в рамках определенной организации. На крупных предприятиях чаще всего стараются использовать вариант составления личных дел с целью контроля и оптимизации коллектива. На маленьких предприятиях такие действия не выполняются, так как по сути, работодатель в лицо знает всех сотрудников, и оптимизацию коллектива производит на основании личных данных.

Непременно скажем о том, что законодательная база не предусматривает обязательного составления личного дела. В тоже время, на всех сотрудников, которые заняты на государственных предприятиях оно заводится. При этом обязательно должны формироваться внутренние, локальные документы, в рамках которых определяются все нюансы по составлению личного дела, его проработки, а также дальнейшего хранения.

Нередко кадровые работники стараются заводить личные дела исключительно на тех сотрудников, которые входят в основную часть коллектива: Ведущие специалисты и инженеры; Работники, которые имеют перспективы дальнейшего карьерного продвижения; Руководители и их заместители. То есть, формируется структура, в рамках которой ведение дел осуществляется выборочно.

На обычных работников дела на заводятся. Тем не менее, практически повсеместно составляются дела на тех лиц, которые работают с финансами и являются материально ответственными. В тоже время, практика показывает, что выборочное оформление личных дел приводит к некоторой путанице. Нередко возникают ситуации, когда продвижение по карьерной лестнице осуществляется теми работниками, которые изначально не имели таких перспектив. Поэтому, рекомендовано составлять дела на всех работников.

Комплекс мер по формированию личного дела достаточно прост. По сути, собираются все документы, которые имеют отношение к трудовой активности работника. Все приказы, вернее их копии, по данному работнику, также вкладываются в личное дело.

Если работник предоставляет оригиналы документов об образовании, а в компании существует политика, которая предполагает, что в течение всего срока работы данный документ должен быть на предприятии, то диплом прикрепляется к личному делу, а работник получает специализированную выписку-расписку. Как формируется личное дело? Очень важно, чтобы оформление было правильным и грамотным.

Порядок осуществляется на основании ранее составленных локальных документов. Составление дела начинается в момент принятия человека на работу. Все действия по сохранению информации длятся в течение всего времени — до момента ухода.

В течение данного времени полученные данные о работе специалиста непременно вносятся в данное дело. По окончанию работы формируется передача документов в архив.

Существует основное правило — каждое досье составляется в отдельной папке. То есть, на каждого работника рассчитана отдельная папка, в которой сохраняются все необходимые документы. При формировании дела следует курироваться такими правилами: В деле ни в коем случае не должна присутствовать лишняя информация. Для постоянного хранения предусмотрены исключительно те документы, которые отражают рабочую деятельность сотрудника — документы о повышении, о благодарности и награждениях, о дисциплинарных взысканиях и пр.

Сразу же скажем о том, что это рекомендация, а не правило; Приложения к документам, которые расположены в деле, также должны находиться в данной папке. Непременно нужно сказать о том, что в данной папке ни в коем случае не должно содержатся никаких данных, которые бы касались политических или же религиозных воззрений сотрудника.

Не должно быть никакой информации личного характера, о его частной жизни. При этом, включение такой информации все же является возможным, но исключительно в том случае, если работник подтверждает письменно свое согласие на обработку таких данных. Обязательно заметим, что вся информация, которая собирается в папке может быть использована исключительно в трудовой деятельности работника.

В обязательном порядке следует заметить, что информация из личного дела может быть использована для того, чтобы составить на работника характеристику. Запрос на оформление характеристики может поступить непосредственно от самого сотрудника или же от государственных инстанций. Составление личного дела по своей сути не регламентируется законодательством. Именно по этой причине, полный перечень документов, которые могут быть внесены в данное дело устанавливается внутренней инструкцией по делопроизводству компании.

При трудоустройстве в личное дело обязательно сразу же вносятся копии всех документов, на основании которых человек поступает на работу и его резюме. В дальнейшем, сюда вносятся иные документы и данные, которые могут потребоваться для работы специалиста на четко определенной должности. Личное дело составляется из таких документов: Анкета, которую человек заполняет при поступлении на работу, копии его личных документов, обязательно предоставляется копия страницы паспорта, которая определяет наличие прописки.

Копии страховых документов и пр. Обязательно составляется специализированная опись. Следует сказать о том, что опись формируется для того, чтобы поиск необходимых сведений о работнике был более быстрым.

В настоящий момент на многих предприятиях все данные личных дел хранятся в электронном формате, что позволяет достаточно быстро получать необходимые данные в течение минимального количества времени. Рекомендовано размещать документы исключительно в хронологическом порядке. Например, сначала формируются документы, которые отражают все данные о приеме человека на работу. Впоследствии формируются сведения о деятельности работника на предприятии и пр.

Основные требования к оформлению Так как законодательством данный аспект не регламентирован, формируется необходимость составления внутренних инструкций по делопроизводству.

Именно такие инструкции станут основой формирования грамотного и аккуратного составления документов. Общих правил составления не существует, но устанавливаются важные моменты, на которые непременно нужно обратить свое внимание: Сразу на титульном листе обязательно нужно предоставить информацию с номером личного дела, а также данные сотрудника; Все личные данные должны находиться исключительно в одной папке. Все папки в месте хранения размещаются в алфавитном порядке, что позволяет серьезно облегчить поиск нужной информации; За количеством страниц, имеющихся в личном деле также нужно следить.

В идеале их должно быть не более 250. Основное требование заполнения дела — никакой лишней информации. Практика показывает, что личные дела чаще всего состоят из минимального количества документов, которые представляют собой копии приказов о принятии на работу, а также о повышениях или же переводе на иную должность. Рекомендуется также вести специализированный журнал регистрации дел. В данном журнале формируется указание данных работников, на которых имеются личные дела, а также указаны все данные по дате увольнения и направлению дела в архив.

В настоящий момент есть готовые журналы, которые можно приобрести в специализированных магазинах. Также можно найти форму данного документа в сети и просто распечатать ее. Хранение личных дел Структура хранения организовывается для того, чтобы обеспечить сохранность информации, которая является конфиденциальной.

Ведь такие дела в своем составе содержат значительное количество данных о работниках, сведений об их продвижении на должности на данном предприятии. Именно по этой причине во многих коммерческих структурах организуется небольшое помещение, а если компания маленькая — незначительный шкаф.

В обязательном порядке помещение или же шкаф должны запираться на замок. Папки с документами рекомендовано располагать в вертикальной позиции, корешками наружу. То есть, по сути, если возникнет необходимость быстро найти необходимые данные о сотруднике на основании его личного дела, то сделать это можно будет достаточно быстро. Доступ к данному помещению ограничивается. Так, использовать данные из хранилища могут исключительно сотрудники кадрового отдела.

Непременно скажем о том, что все личные дела должны быть систематизированы именно посредством журнала с реестром. Каждому делу посредством данного журнала присваивается индивидуальный номер.

В настоящий момент создано достаточно весомое количество специализированных программ, которые позволяют осуществить процесс заполнения личных дел в онлайн формате. Создаются виртуальные папки, в которые вносятся все сканы документов. После чего, данные папки архивируются, что формирует минимальное количество занятого пространства. При этом, использовать такие дела будет гораздо проще, так как вся информация всегда под рукой, всегда можно быстро распечатать нужные копии.

Не менее простым будет и хранение. Создается единая папка с архивом, в которую вносятся все дела работников, которые уже не работают на предприятии. Такая методика составления личных дел находится на стадии своего становления. Личные дела работников рассчитаны на хранение в архиве, а по требованию работника копии из него могут быть выданы на руки в последний день работы перед наступлением увольнения.

Таким образом, становится понятно, что если компания осуществляет процесс организации личных дел, то она несет и ответственность за целостность собранных данных. То есть, в такой ситуации обязательно должен быть сформирован процесс хранения данных, чтобы исключить их попадание в третьи руки. Если же компания не осуществляет составление личных дел, то и организация хранения не потребуется.

Помните о том, что процесс составления личных дел имеет особенность добровольного плана. Если работник забирает свои документы копии , то компания больше не несет ответственности за сохранность данных, это позволяет уменьшить размер архива. Допустимый срок хранения данных по делам не более семидесяти пяти лет. Для руководителей данный срок может быть более существенным. Завершение личного дела происходит в день увольнения сотрудника.

При этом, обязательно оформляются сопутствующие документы по закрытию. Изначально специалист производит проверку наличия всех документов по описи в папке. В принципе, данный процесс не является сложным, так как все документы описаны в первом листе дела, а также расположены в папке в хронологическом порядке.

Производится процедура нумерации листов. Используется любая нумерация, которая может быть проставлена в углу листа нумератором либо карандашом. К описи добавляется итоговая запись. Отражается количество листов в деле, а также формируется документ, который определяет проведение увольнения. В данном случае, в опись обязательно вносятся данные такого документа.

Отметим, что лист описи не нумеруется.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Личное дело работника - Елена А. Пономарева

Его обязанности составляют: Личное дело представляет собой совокупность большого Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые. Личное дело сотрудника, требования к его оформлению. Существующее законодательство не регламентирует порядок ведения ЛД.

Обложка личного дела сотрудника Последний документ, который подшивается в папку с личным делом, это приказ об увольнении работника. Обратите внимание! С 1 июля 2017 года ужесточены требования к сбору, обработке и хранению персональных данных. Поэтому в личное дело рекомендуется подшить и письменное согласие сотрудника на сбор, хранение и обработку его персонифицированной информации. Порядок ведения личных дел, установленный локальным актом работодателя, может содержать о наличии в пакете документов фотографии работника. Это также облегчит работу человеку, отвечающему в организации за кадровое делопроизводство. Какие документы не подшивают при оформлении личного дела работника Трудовая книжка и личная карточка работника не хранятся в его личном деле — согласно требованиям инструкций, они должны хранится отдельно. Для их хранения выделяют специальный сейф , металлический шкаф или даже специальное помещение, позволяющее обеспечить их сохранность. Поскольку личные дела сотрудников относятся к документам длительного хранения, при формировании в их состав не включаются те документы, срок хранения которых не превышает пять лет. Это, например: приказы о предоставлении ежегодных отпусков и отгулов; заявления на отпуск или предоставление отгула; медицинские справки о состоянии здоровья; справки с места жительства; материалы судебных разбирательств, а также поступившие в адрес работодателя материалы от редакций средств массовой информации. Проверьте, нет ли в личных делах ваших сотрудников опасных документов Пройти тест и найти опасные документы Какие документы нельзя хранить в личном деле работника В статье 86 ТК РФ приведен закрытый перечень тех целей, для которых работодатель вправе собирать, обрабатывать и хранить персональные данные сотрудника.

Расшифровка подписи Дата В конце дела помещают лист-заверитель.

Материалы по данной теме есть в КонсультантПлюс. Что касается, частных организаций, то они сами решают, заводить ли ЛД на работников. На практике большинство организаций и предпринимателей собирают информацию о сотрудниках, поскольку это позволяет систематизировать сведения о кадрах.

Личное дело: содержание, опись, образец

Личные дела работников: особенности формирования, ведения и оформления Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. В данном материале перечислены документы, которые могут быть помещены в личное дело при его формировании, а также при его ведении, и варианты их заполнения и оформления. Личные дела ведутся лишь на тех работников, которые состоят в трудовых отношениях с нанимателем. На лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, личные дела не ведутся. Нормативные правовые акты, регулирующие данную работу Основным нормативным правовым актом, регулирующим работу по формированию, ведению и хранению личных дел, является Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Белкомархива от 26. Она устанавливает единый порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях РБ всех форм собственности. Сроки хранения личных дел определяют в соответствии с Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, являющимся приложением 1к постановлению Минюста РБ от 24. В данный перечень не вошли организации с иностранными инвестициями, филиалы и представительства юридических лиц РБ, находящихся за границей, поскольку в данных организациях могут быть предусмотрены особенности ведения кадровых документов в соответствии со ст. Данной нормой ведение личных дел рабочих не предусмотрено. Однако законодательство не содержит запрета на ведение личных дел на категории работников, не указанные в п.

Выдаем личное дело работника во временное пользование

Новик При возврате документов сделайте на листке-заместителе отметку об их возврате так же, как и в карте-заместителе дела. Срок, на который могут выдаваться личные дела структурным подразделениям Срок, на который могут выдаваться во временное пользование дела, находящиеся на оперативном хранении, нормативными правовыми актами специально не установлен. Аналогично сроку выдачи дел из архива организации применяются и сроки выдачи дел, находящихся на оперативном хранении. Документы и дела для пользования работникам структурных подразделений данной организации должностным лицам , других сторонних организаций выдавайте на срок, не превышающий 30 дней. В то же время в организации могут быть установлены и свои сроки выдачи дел структурным подразделениям например, не более чем на 10 дней. Выдаем дела во временное пользование суду и прокуратуре В установлении срока выдачи дел во временное пользование органам суда и прокуратуры имеется своя специфика. Как правило, этим органам дела выдают до прекращения дела или вынесения судебного решения, то есть только во временное пользование. Сроки выдачи документов и дел во временное пользование можно и продлить. Когда истекает установленный срок выдачи документов и дел 10 дней, 30 дней , но у работников структурного подразделения, сторонней организации есть необходимость в работе с выданными документами и делами и далее, делайте переоформление такой выдачи.

На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства — по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Шаблоны и формы Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации В статье рассказываем о правилах оформления и ведения личных дел: как оформлять, где и как хранить, кто несет ответственность. Закон же определяет и требования к их оформлению.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

.

Документы для личного дела работника и его формирование

.

Личное дело работника

.

Личные дела работников: особенности формирования, ведения и оформления

.

Образец оформления личного дела сотрудника

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как оформить личное дело работника?
Похожие публикации